Scaling Recruiting

Unsere Erfahrungen aus sechs total verrückten Monaten Highspeed-Teamaufbau

Von Lydia Takit, Head of Operations beim Startup-Verband

Das Jahr 2018 war für den Startup-Verband ein ganz besonderes: Im Frühjahr haben wir eine Digitalministerin erstritten, im Herbst das 1.000ste Mitglied im Verband aufgenommen und nebenher unser Team fast verdoppelt. Ja, richtig gehört: In den letzten sechs Monaten haben wir 22 neue Kolleginnen und Kollegen begrüßt und das Wort „Highspeed-Recruiting“ auf ein für uns ganz neues Level gehoben. Was wir daraus für die Zukunft gelernt haben und wie es weitergehen soll:

Zahlen, bitte!

Aber beginnen wir erst einmal mit den reinen Zahlen:

• 2018 haben wir insgesamt 25 Stellenanzeigen geschaltet, und zwar bei Xing, Indeed, Jobspotting, Glassdoor, aktuelle-stellenanzeigen.de und dem SoftGarden-Network. Das sind die kostenlosen Kanäle unseres E-Recruiting-Tools Softgarden.

• Diese Anzeigen wurden insgesamt 4.800 Mal angesehen und 900 Mal geklickt.

• Rund 250 Bewerbungen gingen bei uns ein, im Mittel sind das 10 Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle. Das klingt erstmal nach nicht viel, aber wenn die Qualität stimmt, reichen zehn gute Bewerbungen absolut aus.

• Unser Interview-Prozess ist zweistufig: Gute Bewerberinnen und Bewerber treffen wir im Regelfall zwei Mal. Damit haben wir geschätzte 100 Interviews geführt.Im Schnitt fand das erste Interview 14 Tage nach Eingang der Bewerbung statt. Insgesamt brauchten wir etwas weniger als drei Monate, um eine Position neu zu besetzen. Viele Kandidatinnen und Kandidaten konnten erfreulich kurzfristig anfangen.

• Seit Mitte Juli haben wir einen offenen Talentpool für Initiativbewerbungen. Dort sind mittlerweile 30 Kandidatinnen und Kandidatengelistet, die wir auch schon mehrfach für Positionen eingeladen haben.

12 Monate Recruiting im Eiltempo: Das haben wir gelernt

Digitale Tools erleichtern die Suche: Für die Ansprache und Sichtung von möglichen Kandidatinnen und Kandidaten nutzen wir mit Softgarden ein Online-Recruiting-Tool, das einen arbeitsteiligen Workflow ermöglicht und die Anzeigenschaltung automatisiert abwickelt. Das Tool postet auch auf unsere Karriere-Seite und stellt uns allerlei Zahlen und Metriken zur Verfügung. Außerdem sind wir in Hinblick auf die DSGVO sicher.

KandidatInnen durch Diversifizierung der Kanäle finden: Unsere erfolgreichsten Kanäle bei der Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten sind immer noch die klassische Mitarbeiterempfehlung und die Verbreitung der Ausschreibungen über die sozialen Netzwerke. Darüber hinaus haben wir aber auch gute Erfahrungen mit Xing Free gemacht. Großes Potential bietet außerdem unser Mitgliedernetzwerk sowie die Pflege von persönlichen Kontakten zu potentiellen Kandidatinnen und Kandidaten. 

Schnelligkeit ist alles: Digitale Tools und soziale Medien schön und gut, der Hauptfaktor für ein erfolgreiches Recruiting ist jedoch Schnelligkeit. Kandidatinnen und Kandidaten haben häufig andere Angebote und wir haben oft einen kurzfristigen Bedarf. In Hochphasen täglich mehrfach die Eingänge zu prüfen und dann sofort zum Handy zu greifen, das hat sich bewährt. Erreichen wir KandidatInnen nicht sofort persönlich, hinterlassen wir eine Nachricht und schreiben direkt eine E-Mail. Damit es schnell zu einem Interviewtermin kommen kann, blocken wir vorsorglich Slots in den Kalendern der beteiligten Entscheider und Entscheiderinnen. Das schnelle Zustandekommen eines ersten Gesprächs hat bei uns Priorität, nicht die Anwesenheit aller entscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Chemie muss stimmen: Als besonders wichtig hat sich außerdem erwiesen, schon frühzeitig die grundsätzliche gegenseitige Chemie und kulturelle Passung zu überprüfen. Das geht am besten im persönlichen Gespräch und durch eine möglichst große Authentizität beider Seiten während des gesamten Auswahlprozesses. Dafür stellen wir in der zweiten Interviewrunde eine kleine Aufgabe, mit der wir die Arbeits- und Denkweise der Kandidatinnen und Kandidaten gut einschätzen, sowie deren Perspektive auf die Job-Position und ihre Herausforderungen gut erkennen können. Der Nutzen dieser Vorgehensweise ist besonders groß, wenn mehrere BewerberInnen die gleiche Aufgabe absolvieren. Hier zeigen sich im Vergleich oft deutliche Unterschiede.

Wo liegen noch Potenziale?

Aus den letzten Monaten nehmen wir viele Learnings für unser weiteres Recruiting mit. Das intensive Sichten und Auswählen von Kolleginnen und Kollegen hat uns zudem auch unsere Grenzen und Potentiale für die Zukunft aufgezeigt: Was derzeit noch sehr selten passiert, ist das proaktive Ansprechen aussichtsreicher Kandidatinnen und Kandidaten über die zwei bekannten Business-Netzwerke. Dazu fehlen uns schlicht noch die Ressourcen, da unsere HR-Arbeit nur über eine 20%-Stelle läuft. Wünschenswert, aber vielleicht ein wenig zu optimistisch, wären außerdem mehr Vorlauf und ein besseres Management der MitarbeiterInnen-Entwicklung. Außerdem sind in einem wachsenden Team zunehmend auch Diversity-Aspekte und die breitere Aufstellung unserer Unternehmenskultur interessant. Gleich und gleich gesellt sich zwar gern, aber der Unternehmensentwicklung tut zu viel Übereinstimmung auf Dauer auch nicht gut.

2018 – das Jahr des Recruitings

Helle Köpfe, gute Stimmung, tolle Ideen und ein atemberaubendes Entwicklungstempo. Da darf man schon mal stolz sein! 2018 war für den Startup-Verband ein sehr erfolgreiches Jahr, auch was das Finden neuer Kolleginnen und Kollegen angeht. Das war deswegen so erfolgreich, weil wir Persönlichkeit und Authentizität mit dem nötigen Tempo bei der Auswahl verknüpft haben. Digitale Tools und die sozialen Netzwerke haben uns die Ansprache von passenden Kandidatinnen und Kandidaten zusätzlich erleichtert.

Und was ist mit Geld? Die Ansprüche steigen, das ist Fakt. Dennoch scheint das Gehalt kein Hauptkriterium zu sein, so lange es im normalen Rahmen liegt. Vielmehr zählen ein passendes Arbeitsumfeld, nette Kollegen und ein spannender Job. Und das haben wir absolut zu bieten!

Bist du gerade auf der Suche nach neuen Herausforderungen und neugierig geworden? Dann schau doch mal auf unserer Seite!

INSIDE ist das Magazin des Bundesverbandes Deutsche Startupse.V. (Startup-Verband). Der Startup-Verband ist Repräsentant und Stimme der Startups in Deutschland und engagiert sich für gründerfreundliche Rahmenbedingungen. Im Dialog mit Entscheidungsträgern in der Politik erarbeitet er Vorschläge, die eine Kultur der Selbstständigkeit fördern und die Hürden für Unternehmensgründungen senken. Der Startup-Verband wirbt für innovatives Unternehmertum und trägt die Startup-Mentalität in die Gesellschaft. Als Netzwerk verbindet er Gründer, Startups und deren Freunde miteinander. 

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