Seit Jahren heißt es, besonders für Startups und KMUs:
“Die Digitalisierung kommt! Wir müssen bereit sein, unsere Arbeitsweise komplett zu verändern!”
Aber wenn man sich das Tagesgeschäft der Startups genauer anschaut, beispielsweise in der Finanzabteilung, sieht die Realität ganz anders aus, als man sie erwarten oder erhoffen würde.
Der Standard in deutschen Finanzabteilungen
Ja, die Dokumentation findet mittlerweile zum Großteil virtuell statt – statt dicker Aktenordner mit losen Rechnungen werden digitale Ordner herangezogen. Oder anstatt der händischen Kalkulation, wie die Prognose des Cashflows, erfolgt diese in Excel. Dennoch benötigt man dafür immer noch sehr viel Zeit und die Fehleranfälligkeit ist beachtlich. So könnte die komplette Datei aufgrund eines Eingabefehlers nicht mehr funktional sein oder falsche Werte ausgeben.
Doch welche leicht zu bedienenden und holistischen Lösungen können bisher wirklich ausreichend Unterstützung bieten, um das gesamte Finanzmanagement zu automatisieren und langwierige Prozesse zu vereinfachen?
Beispielsweise nutzen viele Startups für den Freigabeprozess von Rechnungen noch keinen dafür entwickelten Workflow, sondern arbeiten mit Rechnungen, die durch Unterschriften bestätigt werden müssen oder mit lästigen E-Mail-Konversationen hin und her geschickt werden, auf der Suche nach der richtigen Person.
Oder der Austausch mit Dritten (intern sowie extern) ist mangelhaft. Die Kommunikation mit der Steuerberatung zieht sich ins Endlose und intern werden die Mitarbeiter*innen nervös, weil ihnen die relevanten Informationen für ihre täglichen Routineaufgaben fehlen, wie beispielsweise der Versand von Mahnungen.
“Bevor ich ein eigenes Unternehmen gegründet habe, habe ich viele Finanzprozesse gesehen, die langwierig oder manuell waren. Das wollte ich niemals in meinem eigenen Unternehmen haben. Ich brauche ein Tool, bei dem ich in Echtzeit sehe, wo wir als Firma stehen. Gerade in diesen herausfordernden Zeit ist das extrem wichtig.” – so Christian Kroeber, Co-Founder und CEO von welearn.
Woran es scheitert
Was ist das Problem? Zusammenhanglose Systeme: So enthält zum Beispiel die Bankanwendung alle Transaktionsdaten, das ERP- oder Rechnungsverwaltungssystem ausschließlich die Rechnungen, die Prognosen werden in Excel erstellt, usw.
Modernes Finanzmanagement bedeutet aber, die Wände dazwischen einzureißen und Finanzdaten an einer Stelle zusammenzuführen. Nur so ist eine umfassende Automatisierung möglich. Warum hat das bisher niemand gemacht? APIs und Open Banking starten gerade erst so richtig durch!
APIs (Application Programming Interfaces) sind Schnittstellen, die es ermöglichen, dass Systeme integriert werden und miteinander kommunizieren können. So erlauben sie beispielsweise den Zugriff auf Daten anderer Plattformen.
Open Banking bietet Drittanbietern von Finanzdienstleistungen einen Zugang zu Bank-, Transaktions- und anderen Finanzdaten von Banken und Nicht-Bank-Finanzinstituten. Die Grundlage dafür sind APIs.
Diese Art von Kooperation zwischen Finanzinstituten und -dienstleistern bietet die Grundlage für die Revolution diverser Finanzprodukte. FinTechs und Banken können so gemeinsam weitere Bedürfnisse von Firmen- oder Privatkund*innen erfüllen. Im Fokus liegt dabei darauf die vorhandenen Produkte zu verbessern, aber auch das Dienstleistungsangebot einer Bank gänzlich neu zu denken.
3 Tipps, um die Finanzabteilung ins Digitale zu überführen
1) Eine transparente Prozess- und Berechtigungsstruktur für das Freigeben von Rechnungen sowie Zahlungen schaffen.
2) Radikale Digitalisierung von allen internen Dokumenten sowie Prozessen und maximal möglich auf die Zusammenarbeit mit Dritten ausweiten.
3) Einführung von holistischen, modernen Systeme für die unterschiedlichen “Verwaltungsbereiche” des Ventures. Ob beispielsweise ein AWS für die IT, ein umfassendes CRM wie Hubspot oder Salesforce oder Friday Finance für die Finanz- sowie Controllingthemen.
Christian Kroeber nutzt Friday Finance seit mehreren Monaten und empfindet Folgendes als die größten Vorteile:
- Den Überblick über alle Bankkonten und Finanzen trotz rasantem Wachstum nicht zu verlieren, auch ohne Finanzexpert*in,
- die benötigte Flexibilität auf Reisen, um von überall und jederzeit in Echtzeit auf die Daten zuzugreifen,
- die leichte und intuitive Bedienung
- sowie hohe Sicherheitsstandards.
