Dezentrales Arbeiten ist in vielen Unternehmen zur Norm geworden. Auch das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen kommt durch Workation und Co. immer häufiger vor. Die Herausforderung, die sich dabei stellt: Sicherzustellen, dass alle bei ihren Projekten auf dem neuesten Stand sind. Eine Online-Collaboration-Software kann den Stress bei der Arbeit mit verteilten Teams und Remote-Mitarbeitenden verringern. Sie kann helfen, den Workflow zu verwalten und alle auf dem neusten Stand zu halten. Doch was sind ausschlaggebende Punkte, die es bei der Auswahl eines Collaboration Tools zu beachten gilt?
Tipp 1: Wähle ein Tool, das unterschiedliche Kommunikationsformen unterstützt
Wenn es um Collaboration geht, ist Kommunikation das A und O. Es ist wichtig, dass die Lösung, die du wählst, der Art und Weise gerecht wird, wie du und dein Team kommunizieren. Es gibt einige Teams, die ihre ganze Arbeit über Gruppenchats und Kommentaren in Dokumenten erledigen, während andere sich lieber in Video-Calls austauschen. Meistens sind dennoch mehrere Kanäle im Einsatz. Da wird es schnell schwierig, die aktuellsten Informationen zu finden oder den Gesprächsverlauf zu einer bestimmten Sache nachzuvollziehen. Collaboration-Tools sollten daher verschiedene Elemente vereinen und so zum zentralen Ort für die Zusammenarbeit und die gesamte Kommunikation werden. Das schafft eine Übersicht und Transparenz für alle Teammitglieder, mit der Abstimmungen effizienter ablaufen können.
Tipp 2: Wähle ein einfaches, intuitives Tool, um die Akzeptanz zu steigern
Die Einführung neuer digitaler Tools führt zunächst nicht immer zum gewünschten Effekt. Grund dafür kann eine lange Eingewöhnungsphase bei den Mitarbeitenden sein, die zu Frustration und wenig Akzeptanz führt. Im schlimmsten Fall erkennen sie erstmal so wenig Mehrwert in einer Lösung, dass diese am Ende kaum oder gar nicht genutzt wird. Collaboration-Tools sollten daher möglichst intuitiv nutzbar sein. Ob eine Anwendung einfach erlernbar ist, kann man beispielsweise daran erkennen, ob sie viele gelernte Elemente enthält, die die Mitarbeitenden schon aus anderen Programmen kennen. Anbieter machen es Nutzer*innen besonders leicht, wenn sie darüber hinaus kleine Tutorials in einfachen Schritten zur Verfügung stellen oder Templates, mit denen direkt gearbeitet werden kann.
Der visuelle Aspekt spielt hier eine große Rolle. Mitarbeitende haben die Ergebnisse ihrer Arbeit am Ende jedes Tages immer vor Augen. Das fördert die Motivation immens und neue Tools und Prozesse werden schnell angenommen.
Tipp 3: Entscheide dich für ein Tool, das zu einem modernen Arbeitsumfeld passt
New Work bedeutet in vielen Unternehmen den Abbau von Silos und Hierarchien. Eine demokratische Zusammenarbeit und transparente Unternehmenskultur haben sich bewährt, um Prozesse effizienter zu gestalten. Nicht nur durch die Vereinfachung der Abläufe an sich, sondern auch durch die Gestaltung einer wertschätzenden, mitarbeiterfreundlichen Atmosphäre, die zu mehr Produktivität führt. Um das zu erreichen, braucht es geeignete Funktionen innerhalb eines Tools. Der sogenannte „History Mode” erleichtert es Teams beispielsweise Entscheidungen nachzuvollziehen. Kann man in einem Projekt die Schritte zur Lösung nachverfolgen, erübrigen sich häufig Fragen. Ein zentraler Bestandteil eines Collaboration Tools sollte zudem die Kommentarfunktion sein. Besonders in einem dezentralen Arbeitsumfeld können die Kommentare helfen, Gedankengänge der Teammitglieder besser nachzuvollziehen.
Tipp 4: Unterstützung unterschiedlicher Betriebssysteme
Es ist nicht ungewöhnlich, verschiedene Firmware am Arbeitsplatz vorzufinden. Designer*innen arbeiten möglicherweise an Macs, während das Business-Team Windows-PCs verwendet. Die von Ihnen ausgewählte Online-Collaboration-Software sollte nahtlos auf allen Plattformen funktionieren: Macs, PCs und sogar Linux (wenn das Teil deiner Umgebung ist). Eine Lösung, die zunächst mit mehreren Betriebssystemen (OS) kompatibel ist, wird skalierbar sein und zukünftige Betriebssystem-Updates unterstützen. Eine browserbasierte Plattform kann da besonders hilfreich sein.
Tipp 5: Erfüllung von Security- und Compliance-Vorgaben
Die Datensicherheit und die Konformität mit Compliance-Anforderungen sind alles überragende Ausschlusskriterien. Dabei darf auch nicht vergessen werden, dass mit dem Einsatz ungeeigneter Tools neben unnötig hohen Kosten und ungenügender Unterstützung der Arbeitsprozesse auch hohe Sicherheitsrisiken eingegangen werden, die die Reputation und sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können.
Unternehmen müssen sich bei der Nutzung einer Visual Collaboration-Lösung bewusst sein, dass sie, wie andere Anwendungen auch, Daten verarbeitet und speichert, die unter Umständen sensibel sein können. Das eigene Collaboration-Tool sollte deswegen eine hohe Konformität zur DSGVO vorweisen. So wird sichergestellt, dass die gesamte Verarbeitung und Speicherung von Daten nach den hohen Datenschutzstandards der Europäischen Union erfolgt. Sofern eine Auslagerung der Daten in Drittländer außerhalb der EU stattfindet, müssen Anbieter*innen zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten ergreifen und diese dem Kund*innen auf Anfrage darlegen.
Qualitätsmerkmale einer sicheren Collaboration-Software beinhalten Zertifizierungen nach Normen wie der ISO 27001, welche für den Nachweis eines funktionierenden Informations-Sicherheits-Management-Systems steht. Sprich: Mitarbeiter*innen des Unternehmens wissen um den richtigen, sicheren Umgang mit Kundendaten und das Unternehmen prüft und verbessert laufend interne Prozesse in dieser Hinsicht. Wenn darüber hinaus auch innerhalb der Anwendung ein klares Autorisierungskonzept vorliegt, welches eine granulare Steuerung der Zugriffsrechte auf Boards und Projekte erlaubt, steht der Nutzung im Unternehmen nichts mehr entgegen.
Fazit:
In einer dezentralisierteren Welt kommt dem gemeinsamen Arbeiten – asynchron sowie ortsunabhängig – immer größere Bedeutung zu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen, sowohl an die Produktivität als auch an den Datenschutz. Visual-Collaboration-Lösungen können Nutzer*innen genau die Werkzeuge an die Hand geben, die sie für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen. Anbieter*innen hierfür gibt es viele: es lohnt sich aber, vor allem im Hinblick auf Datenschutz und -souveränität zuerst bei europäischen bzw. deutschen Anbietern schlau zu machen.
